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Excel基础知识

时间:2005-11-04 10:52来源:网上收集 作者:bioguider 阅读:
  第一节  入门
1.启动Excel:“开始”→“程序”→“Microsoft Excel” →鼠标左键
2.Excel组成:标题栏、菜单栏、工作簿窗口、状态栏等
   标题栏:显示应用程序名及工作簿名字
   标题栏右端有三个按钮:最小化、最大化/还原和关闭按钮。
工作簿窗口:Excel主要工作区,它是一个独立的子窗口。每次启动Excel时,Excel总是在应用程序窗口内显示一个空白的工作簿窗口,并将其标题命名为Book1。标题名可通过菜单栏中的“保存”命令进行修改。
菜单栏:可对工作簿窗口中的数据进行不同的处理。用鼠标指向菜单栏中想要的菜单,然后单击鼠标左键,即可显示该菜单。再用鼠标单击该菜单中列出的某个菜单项命令,可执行该菜单的任务。
菜单栏中某些菜单项命令后跟有一个箭头,表示该菜单项后还有一级菜单。用鼠标单击该菜单项,就可显出其级联的子菜单。
菜单栏中某些菜单项后跟有省略号“…”,表示选择该菜单项后将会弹出一个对话框,需要你输入一些信息或指定一些设置。
工具栏:包括常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏等。工具栏上的按钮和下拉式列表框、组合框代表了一些常用的菜单命令操作或进行一些选择和输入操作。功能是让用户加强操作速度。
常用工具栏:

打开   打印 拼写检查 复制  格式刷   重复          粘贴函数    缩放控制

常用工具栏按钮及其功能
按钮名称 功能
新建 建立新的工作簿
打开 打开已存在的文档
保存 保存当前活动文档已更改的内容
打印 用当前打印设置打印文档
打印预览 在打印预览模式下显示当前活动文档的内容
拼写检查 启动拼写检查器
剪切 将选定区域剪切到粘贴板
复制 将选定区域复制到粘贴板
粘贴 粘贴粘贴板内容
格式刷 复制并粘贴单元格及对象格式
撤消 取消最后一次操作命令
重复 重复前次操作和命令
自动求和 插入SUM函数并要求选择求和区域
粘贴函数 显示函数向导以插入或编辑函数
升序 将某列按行升序排列
降序 将某列按行降序排列
缩放控制 缩放窗口内文档显示比例

格式工具栏:

格式工具栏按钮及按钮
字体 选择字体
字体大小 选择字体大小
粗体 使选定文字变为粗体字
斜体 使选定文字变为斜体字
下划线 使选定文字加下划线
左对齐 文本靠左对齐
居中 文本居中对齐
右对齐 文本靠右对齐
跨列居中 文本在选定的列居中
边框 给所选定的区域加边框线
    当鼠标指针移到某个工具栏按钮上时,该按钮下方会显示有关该功能的描述信息,提示用户。
根据当前的操作状态,工具栏按钮会呈现灰色,表明当前工具按钮不可用,即不会对用户的动作作反应。

3、显示更多工具栏:打开“视图”菜单,选择菜单中的“工具栏”命令,然后从中选择所需要的工具。
4、状态栏:显示工作区当前的状态,它一般位于应用程序窗口的底部。
5、退出Excel:结束Excel应用程序窗口的工作后,需要退出Excel。在退出Excel之前,应该首先保存此次工作中所有被修改过或新建的工作簿文件。
   在保存文件后,可以有以下方法退出Excel:
   ①从“文件”菜单中选择“退出”命令
   ②单击Excel应用程序窗口右上角的“关闭”(“X”)按钮


第二节    工作簿文件的管理

一、创建一个新的工作簿文件:每次启动Excel时,Excel总是在窗口中显示一个空白的工作簿BOOK1。用户可以从该工作簿中开始工作,也可以创建属于自己的工作簿,然后再进行工作。
    创建:打开“文件”菜单,从菜单中选择“新建”命令或单击常用工具栏上的“新建”按钮。
二、保存工作簿文件:1、保存新工作簿文件。打开“文件”菜单,从菜单中选择“保存”命令或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。系统会提示用户输入新文件名,并提示文件存放位置,如下图所示:
    系统默认文件名为BOOK1,用户可在文件名框中输入一个新的文件名。
    用鼠标单击“保存位置”列表框右侧的向下箭头,从下拉的列表中选择想要将该文件保存到的位置。
    在“保存类型”列表框中,为要保存的文件以何种文件类型保存。一般我们用Excel默认的文件类型保存即可。
    2、保存已存在的工作簿。选择“文件”菜单中的“保存”命令或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。
    注意:工作簿保存之后,仍然处于不断地被修改之中,需要随时保存被修改过地内容,这样可以避免因断电或软件出错等原因造成地数据丢失。
   3、换名保存工作簿。若用户想要用另一个文件名来保存当前工作簿的内容,可选择“文件”菜单中的“另存为”命令,Excel将显示上图所示的“另存为”对话框。在该对话框中输入新的文件名和存放位置后,按“保存”按钮,Excel将把当前工作簿中的内容保存到以新文件名命名的文件中,原来保存的文件仍然存在,并保持不变。
   4、加密码保存工作簿。Excel允许用户为工作簿加密码,以防止未经授权的用户访问该工作簿。具体操作步骤如下:
  ①打开“文件”菜单,从菜单中选择“另存为”命令,如上图所示的“另存为”对话框。
  ②在“另存为”对话框中,单击“选项”按钮,出现以下所示:
  ③用户可根据需要,在对话框的“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入口令或选取“建议只读”复选框。
  口令输入完后,单击对话框中的“确定”按钮,关闭“保存选项”对话框,返回“另存为”对话框。
  ④单击“关闭”按钮关闭“另存为”对话框。
  Excel将按照用户输入的口令为被保存的工作簿文件添加保护口令。
三、关闭工作簿。保存工作簿时,工作簿窗口仍是打开。要想节约内存,可以选择要关闭的工作簿窗口。操作:使其成为当前活动窗口。然后从“文件”菜单中选择“关闭”命令。或单击该工作簿窗口的关闭按钮,即可关闭该工作簿窗口。
四、打开工作簿窗口。打开“文件”菜单,从菜单中选择“打开”命令,或单击“常用”工具栏中的“打开”按钮。


第三节   创建工作表
    1、工作表标签。工作表组成如下图所示,每个工作簿由一个或多个工作表组成,Excel默认为3个空白的工作表,它们分别以Sheet1,Sheet2,Sheet3命名。
    其中,当前正在使用的工作表称作作为活动工作表。工作簿窗口中只能有一个活动的工作表。活动工作表显示在工作簿窗口中,活动工作表标签以白底黑字加下划线显示。如下图当前活动工作表为Sheet3。
    通过单击工作表标签,可切换到其它工作表并使其成为活动工作表。
    通过菜单栏“插入”菜单,选择“工作表”即可追加一个新的工作表
    2、单元格和单元格地址:工作表由行和列组成。行和列相交形成的网格成为单元格,它是存储数据的基本单位。在Excel97中,每个工作表由256列和65536行组成,单元格所在的行标志和列标志唯一的标示每个单元格,叫单元格地址,又称单元格引用。
    3、在工作表内移动。活动单元格指当前正在使用的单元格,以粗黑框表示(称作选定框)。如上图当前活动单元格为A1。工作表中只有活动单元格才能接受输入。
    4、在工作表中选择范围。
单个单元格 单击该单元格即可选定
整个单元格 单击工作表左上角的“全选框”即可选定
整行 单击该行的行标志即可选定
整列 单击该列的列标志即可选定
相邻的几行或几列 用鼠标拖拉选定这些行或列的行标志或列标志即可选定
不相邻的行或列 单击第一行或列的行号或列标,按住Ctrl键,再依次单击其它行或列的行号或列标,然后松开Ctrl键即可。
5、活动单元格内输入数据。单元格可接受两种类型的数据:常数和公式。常数包括文本、数字和时间;公式是对常数执行计算的表达式,它可以包含函数。
   再活动单元格输入数据时,编辑栏会发生变化。
    名称框显示活动单元格或选定范围的名称或引用地址
    “X”按钮用于取消刚才的键入或编辑,相当于Esc键
    “√”按钮用于确认刚才的键入或编辑,相当于Enter
    单击“=”按钮,将对输入的公式进行计算,并显示一个对话框显示计算结果。
    当在活动单元格输入数据时,输入数据除显示在单元格中之外,还同时显示在编辑栏右端的编辑区中。用户可在活动单元格或编辑区中输入或编辑数据。
    ①输入文本:在工作表中,文本文字主要用来说明工作表中的数据,包括字母、数字、空格及其它键盘能够键入的符号。操作如下:选择要输入文本的单元格,使其成为活动单元格,输入文本,完毕后,按Enter键或单击编辑栏上的“√”按钮,确认刚才的输入。
    输入数字文本:如果要把数字(如2345)作为文本而不是作为数值输入,只需在数字前假如单撇号(如'2345)输入即可。
    ②输入数字:略同输入文本。
    ③填充数据:在输入一些报表时需要输入一些有规律的数据序列。如:输入从“星期一”到“星期六”的日期序列或从“一月”到“十二月”的月份序列。
    所谓“数据填充”,指的是Excel可以根据用户选定的规律或系统内部定义的规律,由初始值建立一个有规律的序列,填充在选定范围内。
    在Excel中,可以通过“自动填充”和“建立序列”两种方式来实现数据填充。
    自动填充序列。自动填充以序列的初始值为基础,通过拖动初始值单元格右下角的填充柄来完成。
    将鼠标指针指向选定单元格右下角的小黑方框(填充柄)上,鼠标指针将变成黑十字型,按下鼠标左按钮,拖动鼠标经过要填充的区域,在得到所需的序列长度后,释放鼠标左按钮,鼠标拖过的单元格中将按选定的规律填充序列数值。
    Excel已经预设一些自动填充序列,可通过菜单栏“工具”按钮,选择“选项”按钮,选择“自定义序列”,可查看预设的自动的填充序列。若次表中无此类序列,则将鼠标指针指向选定单元格右下角的小黑方框(填充柄)上,鼠标指针将变成黑十字型,并按下Ctrl键与鼠标左按钮(此时鼠标指针将变成黑十字型与细十字型),拖动鼠标经过要填充的区域,在得到所需的序列长度后,释放Ctrl键与鼠标左按钮,鼠标拖过的单元格中将按选定的规律填充序列数值。
    ④输入公式。输入对工作表中的数据进行计算的公式。在输入确认后,Excel会立即在单元格中显示公式的计算结果,而且还可以随着工作表中数据的变动,进行自动重算公式的结果。
    1、公式的构成和输入:公式由操作数和运算符构成。操作数可以是数字、文本、单元格地址、范围、函数或另一个公式。运算符可以是+、-、*、/等运算符号。
    在Excel中输入公式应按以下步骤进行:
      ⑴选择要输入公式的单元格,使其成为活动单元格。
      ⑵输入“=”
      ⑶输入公式A1+B2
        (注意完整的公式应为=A1+B2)
      ⑷输入完毕后,按Enter键或单击编辑栏中的“√”按钮,确认刚才的输入。此时单元格中将显示出计算结果,而在编辑栏的编辑区中显示的是公式本身。
      例如:我们在单元格A1,A2和A3依次输入数值“10”,“20”,“30”,然后用鼠标单击单元格A4,在其中输入“=A1+A2+A3”,
      ⑸此时按Enter键或单击编辑栏上的“√”表示确认输入的公式,在单元格A4中显示出计算结果“60”,在编辑栏之编辑区中仍显示公式。
     2、文本运算符:利用“&”可将两个以上的文本连接起来。在公式中输入文本时要用引号将文本括起来。
    ⑤在公式中输入单元格引用。单元格引用标示了工作表中的单元格,用于确定数据的位置。因此,在公式中操作数据的时候,单元格引用代表的是被引用单元格中的值。当被引用单元格的值发生变化时,公式的值也随着变化。
    Excel默认使用单元格引用模式为A1式,即以单元格的行列标志来表示。例如,单元格引用C5表示C列第5行的单元格。
    相对引用、绝对引用和混合引用
    单元格引用根据它被复制到其它单元格中时是否会改变,可以分为相对引用、绝对引用和混合引用。前面介绍的单元格引用(如A1,A2,A3)都是相对引用。
  相对引用是指我们将含有单元格引用的公式复制到别的单元格中时,单元格引用将会根据公式移动的相对位置作相应的改变。
    绝对引用是指无论将公式复制到什么位置,总是引用那些单元格。
    当我们需要将公式从一个单元格复制到另一个单元格中时,相对引用和绝对引用之间的差异就比较明显。
    有时,我们在复制公式时,需要保持行地址或列地址不变,就要用到混合引用。混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对地址引用,又有相对地址引用。

三种单元格引用说明表
引用 形式 描述
相对引用 A1 A列1行均为相对的
绝对引用 $A$1 确切的指A1单元格
混合引用 $A1 A列为绝对的1行为相对的
混合引用 A$1 A列为相对的,1行为绝对的
    ⑴相对单元格引用:含有相对引用的公式被复制到其它单元格时,Excel将根据移动的位置调节引用的单元格。
    如:B1中输入10,B2为20,B3为=B1+B2,然后按Enter确认,则B3单元格值为30,B3相应于编辑栏之编辑区的值为=B1+B2,此时将鼠标指针移到B3的填充柄上,鼠标指针变成一个黑十字,按住鼠标左键移动到相应的位置,则移动过的单元格相应编辑栏之编辑区的公式的行标志或列标志随着发生相应的变化。而移动过单元格的值也根据公式的改变而变化。
    ⑵绝对引用:只要在行标志或列标志前加上$符号,如B3为=$B$1+$B$2,重复例子的操作,而移动过的单元格的公式都为=$B$1+$B$2,即公式及结果不会随着单元格位置的改变而改变。
    ⑶混合引用:单元格计算过程中有时要求列地址或行地址保持不变,此时就要用到既包含相对引用,又包含绝对引用而成为混合引用,如$A1,A$1等都是混合引用。例如:通过以上操作可得出以上相应得变化。表例:
混合引用
单元格           内容 单元格          内容
B3              =$B1+B$2    B4           =$B2+B$2
C3              =$B1+C$2    C4           =$B2+C$2

⑥自动求和:选定想要求和的范围及该范围下方的一行或右侧的一列单元格存放结果值。单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮,则各行的行值或各列的列值将存放在空白的单元格中。
列举使用公式时常见的错误
错误值 含      义
#NIV/0! 数字除以0错误,分母为0或空白单元格为除数时,产生该错误
#N/A 表示没有可用的数值可以引用。当公式中引用某个单元格数据时,如该单元格中未键入数据(或该单元格中尚未算出答案),可能会造成计算错误
#NAME? 公式中使用尚未命名过的名字
#NULL! 计算区域互相重叠的部分 ,可实际上并没有重叠部分
#NUM! 公式中的数字错误。公式产生的数字太大或太小,超出Excel范围
#REF! 引用无效的单元格地址
#VALUE! 需要键入数字的公式中,使用了非数字的数据。

第四节    格式化工作表

    1、设置数字格式;选中要进行改变数字格式的范围,然后使用工具栏按钮对数字进行格式化。在“格式”工具栏中,选择“单元格”,选择“数值”进行有效设置。然后单击确定。、
    数字格式介绍:
    ①常规:默认的数字格式。除了以下几种情况,将按输入时的格式远洋显示键入的内容。
l 数值的整数部分太长,则采用科学计数法;小数部分过长,则四舍五入。
l 不显示尾随的“0”,如:键入100.0,则显示100
l 未输入小数点前的整数部分时,则对整数部分显示“0”。如键入.256,则显示0.256。
        ②数值:用于一般数值表示,可任意设置数字显示方式。
        ③货币:将数值转换成带货币符号的显示方式。
        ④日期和时间:预定义了几种日期和时间的显示。
        ⑤百分比:将数字乘以100并添加%
        ⑥文本:将数字格式作为文本处理。
    2、设置字体格式:字体格式包括字体及字体大小、字型、颜色、下划线及一些特殊效果等外观效果。使用“格式”工具栏或使用菜单栏“格式”,选择“单元格”命令。
      设置字体:选择想改变字体的单元格或范围。单击“格式”工具栏中的“字体”列表框右端的向下箭头,选择所需要的字体。
      设置字体大小:工作表中的字体大小默认为“12”磅。若想改变字体,选择要改变字体大小的单元格或范围。单击“格式”工具栏上的“字体大小”列表框右端的向下箭头。选择字体大小。
      设置字型:可根据需要选择“斜体”、“粗体”和“下划线”等字型。
      利用“格式”菜单设置字体格式:利用格式菜单中的单元格命令,可以设置以上各种字体形状及设置一些特殊的效果。
    3、设置对齐方式:默认情况下,输入文本靠左对齐,输入数字右对齐。可利用下列方法改变数据的对齐方式:使用“格式”工具栏的“对齐”按钮或使用“格式”菜单中的“单元格”命令。
    使用工具栏按钮设置对齐方式:在“格式”工具栏上,提供了4个可以快速设置数据对齐方式的按钮:“左对齐”、“居中”、“右对齐”和“合并及居中(跨列居中)”。
    使用“格式”菜单设置对齐方式:利用“格式”工具栏的对齐按钮只能在水平方向上进行调整。如想设置垂直方向或更复杂的对齐方式,可以使用“格式”菜单中的“单元格”命令来实现。
    操作:选择想改变对齐方式的单元格或范围,选择“格式”菜单中的“单元格”命令,出现“单元格格式”对话框,然后用鼠标单击对话框中的“对齐”标签。
选择所需的对齐选项,单击“确定”按钮关闭对话框。选定范围内的内容将按选定的方式进行对齐。
    ①“水平对齐”列表框:单击“水平对齐”列表框右端的向下箭头,可以看到以下选项:
“常规”默认的对齐方式,即文本左对齐,数字右对齐。
“左(缩进)”单元格内容左缩进指定的尺寸。
“居中”单元格内容居中对齐
“填充”重复单元格内容,直至填满单元格为止。但单元格实际存储的只有一个内容。
“跨列居中”跨国选中的单元格居中对齐
“分散对齐”使文字不靠在一边,而在单元格内水平均匀分布。
②“垂直对齐”列表框:单击“垂直对齐”列表框右端的向下箭头,可以看到以下选项:
“靠上” 使单元格内容沿单元格上边对齐。
“居中” 使单元格内容在单元格中垂直对齐。
“靠下” 使单元格内容沿单元格下边对齐。
“两端对齐”使选择的文本按行高在单元格内上下均匀分布。
“分散对齐”使文字不靠在一边,而在单元格垂直方向上均匀分布
    ③“方向”框:可以改变文字的显示方向,
    ④“自动换行”选项:在单元格中,若输入文本太长,可采用“自动换行”的方式使单元格中的文本全部显示出来。
    如上图,对话框中有一个“自动换行”复选框。选取该复选框,将对选定单元格中的文本采用自动换行显示,并自动调整行高以容纳显示。该选项只能用于水平方向排列的单元格。
    5、添加边框:单元格内容填写完后,须添加边框,以打印完整的表格文件。
    利用“格式”工具栏的“边框”按钮或菜单栏中的“格式”菜单可实现对电子表格添加边框。
    操作:选择要添加边框的单元格或单元格范围,单击“格式”工具栏的“边框”按钮,选择需要的边框类型,可以为选定的单元格或范围的各个边加上不同的边框。

第五节  打印工作表
    在完成了对工作表的输入、编辑和格式化之后,即可将工作表打印出来了。
    1、页面设置:选择文件菜单中的页面设置命令,将出现如图所示的对话框。在该对话框中,可以改变打印方向、纸张大小、打印比例、调整页边距、添加页眉和页脚、选择是否打印网格线等。

    2、对工作表的设置:在该对话框中,可以指定打印的工作表区域、设置打印标题、打印顺序等。
    “打印标题”:可在该框中指定打印在每页上的标题。
    “顶端标题行”:输入作为标题的行,可单击该框右端的区域选择器按钮,直接在工作表中选择作为标题的行。
    “左端标题列”: 输入作为标题的列,可单击该框右端的区域选择器按钮,直接在工作表中选择作为标题的列。
    3、工作表的分页:打印较大的工作表时,若一页打不完,Excel会自动在满一页数据后插入分页符。
    若想人工分页,进行如下操作:
    ①单击工作表中要插入分页符的行的行标签。
    ②选择插入菜单中的分页符命令,将在选定行的上访出现一条虚线,即可完成分页操作。
    4、打印预览:选择“文件”菜单中的“打印预览”可启动打印预览。
    5、打印:准备好打印机,然后选择“文件”菜单中的“打印”命令,可进行文件打印
(责任编辑:泉水)
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