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PowerPoint:制作演示文稿

时间:2006-01-08 16:12来源:Internet 作者:bioguider 阅读:

  引子:吾友杨先生就职于DLT电脑公司。某日,忽然向我请教起演示文稿制作的问题。所谓术业有专攻,杨的硬件知识呱呱叫,而应用软件知识就不咋的了。尤其是这次,老板要他负责向公司的销售人员讲解新开发的家用电脑的性能,好让他们能更好地解答购机用户的疑难、解决销售环节可能出现的问题。杨知道作为一家IT公司,拥有自己的全副武装的培训中心,电脑、投影仪一应俱全,自己要还是“粉(笔)墨(黑板)”登场,未免要让人笑话,也影响公司的形象。所以才来找我。我便问他:“做演示嘛,可以使用的软件很多,你到底要用
  哪款?是PowerPoint,还是Freelance,还是……"他赶紧把我打断了:“哥们儿,我就知道WPS和PowerPoint做演示文稿都不错,你就挑最好用的跟我谈谈就行了,我没时间仔细学,现学现卖最好。”
  最后我决定还是让他用PowerPoint,一是因为PowerPoint好上手,二是因为杨这家伙对什么东西入了门就上瘾,既然他会上瘾,还是教他个功能全面的吧。确定了软件之后,我就让杨把需要实现的效果给我说了一下。别说,他的想法还真不错。请看……
  构思
  1、伴随公司的主题曲音乐,在屏幕上打出“DLT新型电脑闪亮登场”等字样;
  2、显示一段有关该产品性能的文字简介,同时播放该型号电脑各个侧面的照片;
  3、展示电脑各个主要部件和基本结构;
  4、用动画展示其主要功能并穿插适当的解说;
  5、最后,播放一段产品生产流程的录像;
  6、演示,同时做必要的圈点和勾画,标示出需要加强理解的重点内容。
  除了上述设想,杨还希望,这个演示文稿做完后,最好不仅能让他讲课时用得上,还能在公司即将举行的展示会上进行演示,并能把它放在公司的主页上,使上网的人能下载观赏,扩大公司产品的知名度。
  准备工作
  我说,那你去准备素材吧,比如产品照片、动画文件和录像剪辑什么的。这时杨神秘兮兮地从包里掏出个四四方方的东西,说,都在这儿呢,我都提前准备好了,你手把手教我得了。原来他把自己的Zip软驱都摘来了。于是我说干就干,让他帮我把Zip驱动器装上之后,运行起了PowerPoint。看到最初的欢迎窗口,杨马上表示,师傅的眼光果然不错。因为这个窗口使得PowerPoint一开始让人看上去就感到亲切。大家也会看到,在上面有这么四个选项:内容提示向导、模板、空演示文稿、打开已有的演示文稿。
  对于其它准备从头设计的用户,虽然可以以“空演示文稿”开始编辑,但最好的办法也是首先考虑好演示文稿的大体结构,准备好素材,对希望实现的效果有个大概的概念,然后开始。这比在欢迎窗口中直接选择“空演示文稿”,直接面对空幻灯片开始设计要少走许多弯路。
  创建演示文稿
  运行PowerPoint在欢迎画面上选择“内容提示向导",在随后出现的窗口上选择“销售/市场”类中的“产品/服务概况”,接下来选择“普通演示,非正式会议讲义”,最后因为是要在电脑上通过投影仪播放,所以选择“屏幕上的演示文稿”(不具备电脑投影仪的地方也可根据情况选择“黑白/彩色投影机”,把每张幻灯片打印到投影胶片上使用),并在“是否打印”选项中选“是”。这一切做完后,我们面前会出现如图所示的编辑窗口。
  看到这个界面,若仔细观察,大家会发现右侧还有一个浮动的小窗口,它是幻灯片预览窗口。把编辑光标从一个标题移动到另一个标题,预览窗口的标题也随之改变。而编辑一级标题下的正文的时候,也就是编辑相应幻灯片上的正文了。而且,我告诉杨,凡是添加文字,并设定为一级标题,都意味着添加了一个新的幻灯片。而若想调节幻灯片的顺序,可以使用左边的按钮,也可以直接使用鼠标拖动。在这个视图模式下,我们可以很容易地把整个演示文稿组织得条理清晰。
  了解了这个之后,我忽然想起来问杨:你除了素材,有没有现成的提纲?他说没有。看来我只好帮他“无中生有”了。好在PowerPoint的确为用户想得很周到,我刚才选择使用的向导,已经自动为我们生成了如图所示的大纲。我让杨看了一下这个大纲是否合适,杨读了一下,半晌没有缓过神来,问我,“神了,和我需要的竟然八九不离十”。
  于是,在PowerPoint提供的提纲和杨带来的材料的基础上,我开始编制演示文稿。首先,在杨的帮助下,我把现成的提纲作了修改和完善,把针对DLT新型电脑的介绍输入了进去,其中,每开始一个主要的题目,我就把那段话设为一级标题。在大纲模式下完成文本内容的输入编排后,我转入了“幻灯片”视图模式。杨也看出了变化,忙问为什么,我抓住时机,说:“灵活使用视图模式可以最大限度地提高效率。
  在此模式下,我们可以清楚地看到接近实际的效果。这不,杨对幻灯片的底色不满意。这好办,在幻灯片的空白处,单击鼠标右键,选择弹出菜单的最末一项:“应用设计模板”。这时,PowerPoint弹出了一个窗口,里面列有“笔记本型”、“彩带型”、“彩晕型”等许多的模板,右边还配有预览图。杨看着哪个都满意,简直挑花眼了。最后,终于选定了一个“漩涡型”。我得意地告诉杨,“师傅帮你挑的软件不会错。”这时,在我手里游荡的鼠标不经意地,竟然点到了屏幕左下角的放映机图标,我们的幻灯片竟然放映开了。随着我不停地点击鼠标,画面也不断更换,把杨又看傻了。我连忙提醒他,幻灯片上的文字还很死板,另外准备好的照片和录像还没用上呢——当然,如果要求不高,到这步也就基本可以了。至少比用投影仪强多了。但若精益求精,还需了解以下的技术。

(责任编辑:泉水)

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