引子：吾友杨先生就职于DLT电脑公司。某日，忽然向我请教起演示文稿制作的问题。所谓术业有专攻，杨的硬件知识呱呱叫，而应用软件知识就不咋的了。尤其是这次，老板要他负责向公司的销售人员讲解新开发的家用电脑的性能，好让他们能更好地解答购机用户的疑难、解决销售环节可能出现的问题。杨知道作为一家IT公司，拥有自己的全副武装的培训中心，电脑、投影仪一应俱全，自己要还是“粉(笔)墨(黑板)”登场，未免要让人笑话，也影响公司的形象。所以才来找我。我便问他：“做演示嘛，可以使用的软件很多，你到底要用
　　哪款？是PowerPoint，还是Freelance，还是……"他赶紧把我打断了：“哥们儿，我就知道WPS和PowerPoint做演示文稿都不错，你就挑最好用的跟我谈谈就行了，我没时间仔细学，现学现卖最好。”
　　最后我决定还是让他用PowerPoint，一是因为PowerPoint好上手，二是因为杨这家伙对什么东西入了门就上瘾，既然他会上瘾，还是教他个功能全面的吧。确定了软件之后，我就让杨把需要实现的效果给我说了一下。别说，他的想法还真不错。请看……
　　构思
　　1、伴随公司的主题曲音乐，在屏幕上打出“DLT新型电脑闪亮登场”等字样；
　　2、显示一段有关该产品性能的文字简介，同时播放该型号电脑各个侧面的照片；
　　3、展示电脑各个主要部件和基本结构；
　　4、用动画展示其主要功能并穿插适当的解说；
　　5、最后，播放一段产品生产流程的录像；
　　6、演示，同时做必要的圈点和勾画，标示出需要加强理解的重点内容。
　　除了上述设想，杨还希望，这个演示文稿做完后，最好不仅能让他讲课时用得上，还能在公司即将举行的展示会上进行演示，并能把它放在公司的主页上，使上网的人能下载观赏，扩大公司产品的知名度。
　　准备工作
　　我说，那你去准备素材吧，比如产品照片、动画文件和录像剪辑什么的。这时杨神秘兮兮地从包里掏出个四四方方的东西，说，都在这儿呢，我都提前准备好了，你手把手教我得了。原来他把自己的Zip软驱都摘来了。于是我说干就干，让他帮我把Zip驱动器装上之后，运行起了PowerPoint。看到最初的欢迎窗口，杨马上表示，师傅的眼光果然不错。因为这个窗口使得PowerPoint一开始让人看上去就感到亲切。大家也会看到，在上面有这么四个选项：内容提示向导、模板、空演示文稿、打开已有的演示文稿。
　　对于其它准备从头设计的用户，虽然可以以“空演示文稿”开始编辑，但最好的办法也是首先考虑好演示文稿的大体结构，准备好素材，对希望实现的效果有个大概的概念，然后开始。这比在欢迎窗口中直接选择“空演示文稿”，直接面对空幻灯片开始设计要少走许多弯路。
　　创建演示文稿
　　运行PowerPoint在欢迎画面上选择“内容提示向导"，在随后出现的窗口上选择“销售/市场”类中的“产品/服务概况”，接下来选择“普通演示，非正式会议讲义”，最后因为是要在电脑上通过投影仪播放，所以选择“屏幕上的演示文稿”(不具备电脑投影仪的地方也可根据情况选择“黑白/彩色投影机”，把每张幻灯片打印到投影胶片上使用)，并在“是否打印”选项中选“是”。这一切做完后，我们面前会出现如图所示的编辑窗口。
　　看到这个界面，若仔细观察，大家会发现右侧还有一个浮动的小窗口，它是幻灯片预览窗口。把编辑光标从一个标题移动到另一个标题，预览窗口的标题也随之改变。而编辑一级标题下的正文的时候，也就是编辑相应幻灯片上的正文了。而且，我告诉杨，凡是添加文字，并设定为一级标题，都意味着添加了一个新的幻灯片。而若想调节幻灯片的顺序，可以使用左边的按钮，也可以直接使用鼠标拖动。在这个视图模式下，我们可以很容易地把整个演示文稿组织得条理清晰。
　　了解了这个之后，我忽然想起来问杨：你除了素材，有没有现成的提纲？他说没有。看来我只好帮他“无中生有”了。好在PowerPoint的确为用户想得很周到，我刚才选择使用的向导，已经自动为我们生成了如图所示的大纲。我让杨看了一下这个大纲是否合适，杨读了一下，半晌没有缓过神来，问我，“神了，和我需要的竟然八九不离十”。
　　于是，在PowerPoint提供的提纲和杨带来的材料的基础上，我开始编制演示文稿。首先，在杨的帮助下，我把现成的提纲作了修改和完善，把针对DLT新型电脑的介绍输入了进去，其中，每开始一个主要的题目，我就把那段话设为一级标题。在大纲模式下完成文本内容的输入编排后，我转入了“幻灯片”视图模式。杨也看出了变化，忙问为什么，我抓住时机，说：“灵活使用视图模式可以最大限度地提高效率。
　　在此模式下，我们可以清楚地看到接近实际的效果。这不，杨对幻灯片的底色不满意。这好办，在幻灯片的空白处，单击鼠标右键，选择弹出菜单的最末一项：“应用设计模板”。这时，PowerPoint弹出了一个窗口，里面列有“笔记本型”、“彩带型”、“彩晕型”等许多的模板，右边还配有预览图。杨看着哪个都满意，简直挑花眼了。最后，终于选定了一个“漩涡型”。我得意地告诉杨，“师傅帮你挑的软件不会错。”这时，在我手里游荡的鼠标不经意地，竟然点到了屏幕左下角的放映机图标，我们的幻灯片竟然放映开了。随着我不停地点击鼠标，画面也不断更换，把杨又看傻了。我连忙提醒他，幻灯片上的文字还很死板，另外准备好的照片和录像还没用上呢——当然，如果要求不高，到这步也就基本可以了。至少比用投影仪强多了。但若精益求精，还需了解以下的技术。

(责任编辑：泉水)