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Excel中自定义函数实例剖析

时间:2006-01-08 16:13来源:Internet 作者:bioguider 点击: 461次

  一、认识VBA

  在介绍自定义函数的具体使用之前,不得不先介绍一下VBA,原因很简单,自定义函数就是用它创建的。VBA的全称是Visual Basic for Application,它是微软最好的通用应用程序脚本编程语言,它的特点是容易上手,而且功能非常强大。

  在微软所有的Office组件中,如Word、Access、Powerpoint等等都包含VBA,如果你能在一种Office组件中熟练使用VBA,那么在其它组件中使用VBA的原理是相通的。

  Excel中VBA主要有两个用途,一是使电子表格的任务自动化;二是可以用它创建用于工作表公式的自定义函数。

  由此可见,使用Excel自定义函数的一个前提条件是对VBA基础知识有所了解,如果读者朋友有使用Visual Basic编程语言的经验,那么使用VBA时会感觉有很多相似之处。如果读者朋友完全是一个新手,也不必太担心,因为实际的操作和运用是很简单的。

  二、什么时候使用自定义函数?

  有些初学Excel的朋友可能有这样疑问:Excel已经内置了这么多函数,我还有必要创建自己的函数吗?

  回答是肯定的。原因有两个,它们也正好可以解释什么时候使用Excel自定义函数的问题。

  第一,自定义函数可以简化我们的工作。

  有些工作,我们的确可以在公式中组合使用Excel内置的函数来完成任务,但是这样做的一个明显缺点是,我们的公式可能太冗长、繁琐,可读性很差,不易于管理,除了自己之外别人可能很难理解。这时,我们可以通过使用自定义函数来简化自己的工作。

  第二,自定义函数可以满足我们个性化的需要,可以使我们的公式具有更强大和灵活的功能。

  实际工作的要求千变万化,仅使用Excel内置函数常常不能圆满地解决问题,这时,我们就可以使用自定义函数来满足实际工作中的个性化需求。

  上面的讲述比较抽象,我们还是把重点放在实际例子的剖析上,请大家在实际例子中进一步体会,进而学会在Excel中创建和使用自定义函数。

  下面我们通过两个典型实例,学习自定义函数使用的全过程。这里实际上假设读者朋友都有一定的VBA基础。

  假如你完全没有VBA基础也不要紧,当学习完实例后,若觉得自定义函数在自己以后的工作中可能用到,那么再去补充相应的VBA基础也不迟。

  (一) 计算个人调节税的自定义函数

  任务

  假设个人调节税的收缴标准是:工资小于等于800元的免征调节税,工资800元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收,1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收,高于2000元的超过部分按20%的税率征收。

  分析

  假设Sheet1工作表的A、B、C、D列中分别存放“姓名”、“总工资”、“调节税”、“税后工资”字段数据,如图1所示。


图 1

 

  平时使用较多的方法是借助嵌套使用IF函数计算,比如在C2单元格输入公式“=IF(B2<=800,0,IF(B2<=1500,(B2-800)*0.05,IF(B2<=2000,700*0.05+(B2-1500)*0.08,700*0.05+500*0.08+(B2-2000)*0.2)))”,然后通过填充柄复制公式到C列的其余单元格。

  既然公式能够解决问题,为什么还要使用自定义函数的方法呢?

  正如前面提到的两个方面的原因:一是公式看起来太繁琐,不便于理解和管理;二是公式的处理能力在面对稍微复杂一些的问题时便失去效用,比如假设调节税的税率标准会根据年龄的不同而改变,那么公式可能就无能为力了。

  使用自定义函数

  下面就通过此例介绍使用自定义函数的全过程,即使是初学Excel的朋友,也会感觉其操作实际上是非常简单的。

  1. 为了便于测试自定义函数的计算效果,可以先把上面采用公式计算的结果删去。然后选择菜单“工具→宏→Visual Basic编辑器”命令(或按下键盘Alt+F11组合键),打开Visual Basic窗口,我们将在这里自定义函数。

  2. 进入Visual Basic窗口后,选择菜单“插入→模块”命令,于是得到“模块1”,在其中输入如下自定义函数的代码(图2):

  Function TAX(salary)

  Const r1 As Double = 0.05

  Const r2 As Double = 0.08

  Const r3 As Double = 0.2

  Select Case salary

  Case Is <= 800

  TAX = 0

  Case Is <= 1500

  TAX = (salary - 800) * r1

  Case Is <= 2000

  TAX = (1500 - 800) * r1 + (salary - 1500) * r2

  Case Is > 2000

  TAX = (1500 - 800) * r1 + (2000 - 1500) * r2 + (salary - 2000) * r3

  End Select

  End Function


图 2

 

  3. 函数自定义完成后,选择菜单“文件→关闭并返回到Microsoft Excel”命令,返回到Excel工作表窗口,在C2单元格中输入公式“=TAX(B2)”回车后就计算出了第一个员工应付的个人调节税,然后用公式填充柄复制公式到其它后面的单元格,这样就利用自定义函数完成了个人调节税的计算(图3)。


图 3

 

  4. 从自定义函数的代码中可以看出,用这种方式,自定义函数的功能非常易于理解,同时如果税率改变,相应地变化r1、r2、r3的值即可。

  通常,自定义的函数只能在当前工作薄使用,如果该函数需要在其它工作薄中使用,则选择菜单“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,选择保存类型为“Mircosoft Excel加载宏”,然后输入一个文件名,如“TAX”单击“确定”后文件就被保存为加载宏(图4)。然后选择菜单“工具→加载宏”命令,打开“加载宏”对话框,勾选“可用加载宏”列表框中的“Tax”复选框即可,单击“确定”按钮后(图5),就可以在本机上的所有工作薄中使用该自定义函数了。

(责任编辑:泉水)

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