在办公场景中，我们经常需要将重要的数据报表提交给领导审阅。为了保护文档的原始性和完整性，防止未经授权的修改，推荐使用Office 2003的数字签名功能。数字签名基于公钥基础设施（PKI）技术，通过数字证书对文档进行签名，确保文档在传输过程中未被篡改，并验证签名者的身份。以下将详细介绍如何创建数字证书、为文档添加签名以及验证其保护效果。

创建数字证书

首先，依次单击“开始”菜单中的“程序”，选择“Microsoft Office”组中的“Microsoft Office工具”，最后单击“VBA项目的数字证书”命令，打开“创建数字证书”对话框（如图1所示）。

图1

在“您的证书名称”框中输入你想创建的证书名称，例如“机密文档”，单击[确定]按钮后，数字证书即创建完成。该证书用于标识签名者的身份，并作为签名的基础。

在文档中添加数字证书

打开需要保护的用户文档，这些文档可以是Word文档、Excel文档或PPT文档。本文以保护Excel文档为例，其他类型文档的操作类似。

单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选项卡（如图2所示）。

图2

单击[数字签名]按钮，打开“数字签名”对话框。单击[添加]按钮，此时会弹出“选择证书”对话框，在证书列表中可以看到我们刚才创建的数字证书（如图3所示）。选中该证书后，依次单击[确定]按钮退出“选项”对话框。

图3

小提示：在给文档添加数字证书之前需保存该文档，否则添加过程中会出现文档未保存的提示，此时只需确认保存即可。

验证数字证书的保护效果

添加完数字证书后，无需对文档进行保存操作即可将其关闭。当我们再次打开该文档时，在窗口的标题中可以看到“已签名，未验证”的提示信息（如图4所示），这表明数字证书已经生效。该提示表示文档已被签名，但尚未验证签名者的身份或证书的有效性。

图4

对于已添加数字证书的文档，只要打开后对其进行过改动（包括创建和添加该证书的本人），在保存该文档时，系统会弹出如图5所示的警告提示。如果确认了保存操作，则下次打开该文档时，标题栏中的“已签名，未验证”提示信息就会消失，表示签名被移除。如果选择“否”，则数字证书仍然有效，但修改操作无法保存到文档中。

图5

通过以上步骤，我们可以有效判断文档在传递过程中的原始性和完整性，从而保护文档安全。数字签名技术不仅适用于Excel，还适用于Word、PowerPoint等Office文档，是一种简单而有效的文档保护方法。