在办公室中，经常需要协作修改文档，传统的文字批注有时效率不高，尤其是对于打字慢的用户。本文介绍如何在Word中使用声音批注功能，让文档批注更加生动高效。以下以Word XP为例，其他版本操作略有差异。

首先，选中文档中需要插入批注的文本，单击“插入”菜单中的“批注”命令，弹出“审阅”工具栏，同时在文档右侧出现批注框，输入批注文字即可。对于突出部分的文字，可以修改其颜色以区分。

对于修改工作量较大的地方，可以使用声音批注。方法是将插入点移到需要插入批注的位置，单击“审阅”工具栏中的“插入新批注”右侧的下拉列表，选择“声音批注”（如图1所示），此时文档中出现一个小喇叭图标，同时弹出录音机程序窗口（如图2所示），单击“录音”按钮即可录入语音。录制完成后，单击“停止”按钮并关闭录音窗口。播放录音时，只需双击小喇叭或右击选择“声音对象”中的“播放”命令。

图一

小提示：录音时间达到60秒后再次单击录音按钮可继续录音，但声音过长会导致文档体积增大，不便于传输。

图二

为了更好地使用批注功能，还可以设置批注选项：依次单击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选择“选项”命令，可设置是否显示批注框以及连接线。单击“审阅窗格”按钮，可在文档下方查看所有批注。要删除所有批注，只需单击“拒绝所选修订”中的“删除文档中的所有批注”即可。