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第二十章  如何建立勤哲Excel服务器模版?

时间:2006-05-11 16:40来源:北京勤哲软件技术有限责任公司 作者:admin 阅读:

第二十章  如何建立勤哲Excel服务器模版?

1.如何建立勤哲Excel服务器模版?(1)

  “模版”是Excel服务器的核心概念。模版就是某种表单的空白表样,辅之以该表单的各种填报规定。   在各企事业单位中,信息的基本载体就是各种表单。不同的行业,或是同一行业的不同公司/部门,所用表单都是基于本单位的实际情况设计的,各不相同,所以,不存在一个放之四海而皆准的管理信息系统。即使对同一个行业,虽然可以有本行业通用的管理软件,比如烟草行业的系统、服装行业的系统、供用电管理系统、学校管理系统等等,但因各企事业单位的管理方式各有特点,这种行业通用的系统也不能完全满足某个特定企事业单位的需要,往往是只有一部分功能满足需要,另外一部分功能闲置,而急需的功能软件又不能提供。   Excel服务器也不是现成的管理信息系统,而是一个基于Excel的信息系统平台。刚刚安装好的Excel服务器,除了示例数据库之外,里面并没有什么内容,需要您自己根据本单位的实际情况一步步地构建起您所需要的信息系统。   利用Excel服务器构建信息系统的基本思路是,将工作中用到的各种表单(Excel表格)创建为模版;有权限的用户按照模版填写表单;针对模版定义工作流,使表单按规定的方式流转,表单中的信息存入数据库;对数据库中的数据可以进行查询、统计等再加工,这种再加工的过程又往往通过各种统计报表模版的填报过程来体现。   模版也好,基于模版填写的表单也好,都以Excel表格的形式体现。   本章学习如何创建一个最简单的模版。下一章学习如何基于已创建的模版填报表单,查询数据。     一、登录与退出  

 从Excel中登录

安装完Excel服务器后,打开Excel,您会发现在Excel菜单的最右侧,多出来一个菜单项:Excel服务器(S),如下图所示。同时出现一个登录窗口,如下图所示:     登录窗口中“服务器名”应输入服务端计算机的名称,用户名输入“Admin”,口令默认为空,按[确定]按钮。登录窗口关闭。屏幕上出现新的窗口“我的工作台”。关闭我的工作台,重新回到Excel界面,此时您会发现在上方菜单栏的右侧,又出现了两个新的菜单栏“模版(T)”和“报表(R)”。  

更改口令

1)选择菜单“Excel服务器—更改口令”,出现以下窗口:

2)输入原口令。 3)输入新口令。 4)在“确认新口令”处再输入一遍新口令。 5)按[确定]。  

退出

登录后,选择菜单“Excel服务器à断开连接”,即可。选择菜单“Excel服务器à建立连接”,即可重新登录 http://www.qinzhe.com上有勤哲Excel服务器教程和软件下载。

2.如何建立勤哲Excel服务器模版?(2)

  二、什么是模版   学习Excel服务器,首先要理解Excel服务器中“模版”的概念。   简单地说,模版是:表样+填表规定   首先,模版就是表样。各企事业单位中有大量的表单在流转,如入库单、发货单、库存统计表等,它们都有事先规定好的格式。比如,某工厂A的领料单,画在Excel中的表样如下图所示:

  关于“填表规定”,包括以下几方面内容:   第一,要规定表样中各栏目的含义、什么位置上应该/必须填什么数据等等。例如在上面的领料单中,C2单元格处应填写“领料单位”,E3:F3单元格处应填“发料日期”。“发料仓库”(即I3单元格)处只能填厂内3个仓库名称之一,等等。在Excel服务器中,这种规定通过数据项/数据表定义来体现。   第二,规定表单中各数据项之间的关系,比如:物料的名称、规格型号、计量单位、单价必须互相参照金额=实发数量*单价 ……,等等在Excel服务器中,这种规定通过表间公式或Excel本身的公式来体现。   第三,要规定表单的填写权限和流转顺序,例如对上述的领料单的流转顺序规定如下: 1)由各车间材料员填写领料单位、用途、物料名称、规格型号、计量单位、请领数量、领料人,一式三联,送仓库。 2)仓库发料后,由保管员填写实发数量、单价和金额,并在“保管员”处盖名章。还领料人一联,自留两联 3)月底由仓库统一将第三联送财务科记帐。在Excel服务器中,这种规定通过工作流来体现。   最后,可能还需要规定一种表单的内容如何对其它表单的内容产生影响。比如,假设A厂对各车间的原材料领用规定了定额,那么每填一张领料单,需要相应地累加领料车间的当月已领金额,每次发料前,仓库保管员要查对该车间的当月已领金额,如果可能超过限额,就不能再发料,达到加强考核、控制成本的目的。这里的关键步骤是“累加领料车间的当月已领金额”,在Excel服务器中,通过回写公式来体现。   综上所述,Excel服务器中的模版是以下内容的集合 1)某种表单,其名称、填报周期等,以及空白表样 2)此种表单上的数据项/数据表的定义 3)此种表单上的表间公式的定义 4)此种表单上的工作流的定义 5)此种表单上的回写公式的定义   对每个模版,上述第1)、2)项内容都必须包括,后3)项内容,可能有的模版有,有的模版没有。本章的余下部分,以创建“客户登记表”模版为例,讲解建立模版、定义数据项的方法。   三、新建模版   请读者按照以下的步骤,实际操作一下建立模版的过程   1)按2.1节的方法登陆 2)选择菜单“模版à新建模版”,出现以下窗口: (责任编辑:泉水)

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