在高考及其他类似工作中，大量数据需要录入。为便于汇总，上级主管部门通常设计数据库和录入界面，但操作直观却无法减轻工作量。通过研究数据库结构，可在Excel 2000中高效完成录入。以下技巧适用于Excel 2000及后续版本。

一、表头设计

首先设计工作表，表头需基于对上级数据库的剖析。若为DBF数据库，可直接在Excel操作；若为ACCESS数据库，经适当处理也可操作。否则，逐项记录数据项，自行设计表头，最好用汉字注明，避免混淆。

二、巧用“查找替换”和“自动更正”

对于重复数据（如“毕业学校”），可先用简写替代（如用“4Z”代表“枣阳市第四中学”），完成后按Ctrl+H全部替换。注意简写应简单易记且不与其他内容混淆。若想省去替换步骤，可使用“自动更正”功能：工具→自动更正，在“替换”框输入“4z”，“替换为”框输入“枣阳市第四中学”，添加后确定。之后输入“4z”即自动更正。

三、输入法自动切换

在包含汉字、英文和数字的工作表中，可预处理实现输入法自动切换。将常用输入法设为默认（如智能陈桥输入法），选中需输入汉字的列，依次选择数据→有效性→输入法模式，在“模式”下拉框选择“打开”；选中其他列，同样操作选择“关闭（英文模式）”。这样插入点在不同单元格时自动切换中英文输入法。

四、不定长数据处理

对于“家庭住址”等列，可采用两招：第一招，选中整列，格式→单元格→对齐，勾选“缩小字体填充”，调整列宽，Excel自动缩小字号适应列宽；第二招，勾选“自动换行”，根据列宽自动换行。

五、自动编号

利用Excel的自动填充功能。鼠标左键双击填充柄（选定区域右下角小黑块），可快速填充序列。注意：只能纵向填充，且左（右）相邻列非空且无间断，否则填充在间断处停止。该方法对文本序列也有效。

六、自动定位小数位

对于大量带固定小数位的数字（如成绩123.5），可设置自动小数点：工具→选项→编辑，勾选“自动设置小数点”，在“位数”框输入小数位数（如1）。之后输入“1235”自动变为“123.5”。若输入负数（如-1），则在数字后自动添加两个0。若要暂时取消，可在输入数据中自带小数点。

七、表格个性化

选中整个工作表，格式→自动套用格式，选择喜欢的方案，单击选项，去掉“数字”、“对齐”、“边框”复选，只保留“字体”和“图案”，确定。注意：若需黑白打印，可在文件→页面设置→工作表→打印中勾选“单元格单色打印”。

一切准备就绪，即可开始录入。