每年毕业季，教务处最繁忙的任务之一就是准确、高效地将毕业证书发放到学生手中。传统方法往往依赖Word模板手动复制粘贴学生信息，效率极低且易出错。随着Excel功能的不断进化，如今我们可以利用邮件合并或VBA宏实现连续自动打印，彻底告别繁琐的手工操作。

核心思路：将学生数据统一存储在Excel工作表中，通过Word的邮件合并功能（或Excel内置的VBA循环打印）动态调用每一行数据，实现批量生成证书并打印。以下介绍一种基于Word邮件合并的典型方案，无需编程，适用于大部分办公环境。

图1 毕业证书模板（虚线左侧存根，右侧证书）

首先，准备学生数据表。在Excel中建立包含以下字段的列表：姓名（xm）、性别（xb）、学籍号（xjh）、出生年月（csny）、籍贯省份（jgs）、籍贯县（jgs1）、毕业证号（byzh）等。注意表头必须为单行，且字段名宜使用英文或拼音以避免合并时出现兼容性问题（图2）。

图2 Excel数据表示例

然后，在Word中设计毕业证书模板，将需要变化的位置插入“邮件合并域”（即上述字段名）。通过“邮件”选项卡的“开始邮件合并”向导，选择“信函”，并指定数据源为该Excel文件。完成合并后，可预览每条记录的效果。最后选择“完成并合并”→“打印文档”，即可一次性打印所有证书。

进阶技巧：如果证书纸张特殊或需要精确控制打印位置，可配合Excel VBA编写简单循环，通过ActiveSheet.PrintOut逐行打印。对于有图片（如学校公章、校徽）的证书，建议将图片直接嵌入Word模板中，保持稳定。

此外，现代Office 365还支持自动填充、动态数组等新功能，进一步简化数据处理。利用Power Query也可轻松清洗和合并多源数据。总之，掌握邮件合并这一利器，毕业证书打印可以做到“一键生成、连续打印”，让教务工作变得从容高效。

（注：如需保留存根联，可在Word模板中设置左右两栏，或分别设计存根与证书两个文档。）